지속적으로 하는 일의 목록 만들기

 내가 스스로 계획을 세우고 해야 할 일 중 한번에 끝나는 일이 아니라 몇 달에 걸쳐 지속적으로 하는 일은 내가 스스로 개설한 대학 과목과도 같다. 대학교에서 학기가 시작하기 전에 수강신청을 하고 최대 18학점, 20학점 등의 한도를 정해놓고 2학점, 3학점 단위의 과목을 신청하듯 내가 스스로 과목의 개수, 각 과목의 학점, 내가 들을 최대 학점을 정한다. 이러한 방식의 계획은 현재 내가 휴학중일 때에 매우 유용하다. 휴학중이어도 재학중인 것 같이 탄탄한 스케줄 아래에서 시간을 보내는 것이 보장되기 때문이다.

 몇 달에 걸쳐 지속적으로 하는 일 안에는 우선순위 A와 B가 뒤섞여 있다. 시간관리 매트릭스의급하고 중요한 일, 급하지 않지만 중요한 일(=소중한 일)이 모두 들어 있다. 급하지 않고 중요하지 않은 일(C)은 들어있지 않다. 이 일에는 공부도 있고 여가도 있다. 오늘의 우선업무에 적어넣는다면 하루 중에 한번에 끝나는 일도 있고(소요시간과 양을 측정 가능), 하루 중에 자투리 시간을 조금씩 써먹는 일(소요시간과 양을 측정 불가능)도 있다. 이 일은 아직은 소요시간과 양을 측정할 수 있는 일의 형태로 쓰여 있지 않은 대신 대학교의 과목명의 형태로 쓰여 있다. 소요시간과 양을 측정할 수 있는 일의 형태는 오늘의 우선업무에서만 볼 수 있다.^[각주:1] 몇 달에 걸쳐 지속적으로 하는 일은 정기적으로 할 수도 있다. 정기적으로 하는 일은 지속적으로 하는 일의 부분집합이다.

 위에서 논의한 내용을 종합하여 계획할 수 있는 일의 다이어그램을 새로 만들면 다음과 같다. 이 다이어그램은 시간관리 매트릭스에 몇가지 분류를 추가하여 만든 다이어그램이다. 철저하게 대학생의 관점에서 만들었기 때문에 공부가 일과 동일하게 취급된다. 지속적으로 하는 일은 우선순위 C를 포함하지 않는다.

 이렇게 나누면 1번부터 14번까지의 영역이 나뉘게 된다. 이제 자신의 계획과 평소 하던 일과 라이프스타일을 돌이켜보면서 1번부터 14번까지의 영역에 어떤 일들을 집어넣을지에 대한 목록을 만들어보자. 나의 경우 1번부터 14번까지의 목록은 다음과 같다.

1. 자잘한 독서(사회과학, 공학, 프랑스 책)

2. SAS통계패키지, 수학 복습, JSP프로그래밍, 프랑스어 단어장, TCF, 읽을 책 목록에 있는 책 중 사회과학, 공학, 프랑스 책의 독서

3. 1주일에 한번씩 하는 영어번역, 1주일에 3편씩 올라오는 TV5MONDE 7 jours sur la planete exercices, 매주 월요일의 Le Monde+L'Express+La Croix 신문기사

4. 매주 월요일 17:00에 발행할 블로그 포스팅

5. 트위터 Timeline 보기+프랑스 tweet, HanRSS 구독

6. 자잘한 독서(음악, 미술, 인문학)

7. 자잘한 독서(주력분야 밖의 기타 분야)

8. 수면보충

9. 웹서핑목록(살면서 이거 찾아봐야겠다 싶은 걸 키워드 형태로 써서 축적해놓은 종이) 보면서 웹서핑

10. 웨이트트레이닝

11. 주말 TV편성표 확인

12. 미투데이, 기타 악보 따기+연습, 테니스, 탁구, 당구, 볼링, 자전거 등 장기적으로 보았을 때 내가 할 운동, 여행정보 웹서핑 후 스크랩

13. 친구를 만나서 하는 모든 일들, Torrent 다운로드

14. 장기적으로 보았을 때 내가 하지 않을 운동

 2번은 우리가 흔히 말하는 '나 요즘 뭐 공부하고 있어'에 해당되는 일들이다.

 8번, 9번, 12번, 13번에 무엇을 집어넣어야 할지 잘 생각이 나지 않는 사람은 인생이 피곤한 사람이다. 조금 더 여가를 즐길 필요가 있다. 단 이렇게 생각이 나지 않는다고 해서 무조건 인생이 피곤하다고 단정지어질 수는 없다. 자연스럽게, 혹은 본능적으로 놀거나 쉬는 활동은 1번부터 14번까지의 어느 영역에도 해당되지 않는다. 즉 계획할 수 없다. 이러한 활동을 충분히 하고 있다면 인생의 피곤함은 느끼지 않겠지만 놀거나 쉬는 것도 계획할 수 있는 사람은 그렇지 못한 사람보다 빠른 시간 안에 일상의 스트레스를 날릴 수 있다. 

  이렇게 목록을 만든 다음 2번, 3번, 4번, 5번, 9번, 10번, 11번, 12번만을 가지고 키워드를 뽑아내면 다음과 같다.

 SAS, 수학, 프랑스어, 영어번역, 블로그, 트위터, HanRSS, JSP

 그리고 이 키워드를 우선순위에 따라 다시 배열하면 다음과 같다.

 프랑스어, 영어번역, SAS, 수학, 블로그, 트위터, HanRSS, JSP

 이것이 지속적으로 하는 일의 목록이며 내가 만든 과목이다. 

 지속적으로 하는 일의 목록은 최소 1달 단위로 유효하다. 목록 안에 있는 일을 다 끝마쳤다면 목록에서 없앤다. 그리고 새로운 일을 추가한다. 목록은 이번 학기의 수강신청 내역이나 이번 달에 방송하는 드라마 목록과도 같다.

 이 목록에 있는 일들을 오늘의 우선업무에 추가했을 때의 소요시간이 얼마까지 가능할까 측정하는 것은 매우 중요하다. 그리고 그 한계를 알아낸 다음 한계가 허락하는 범위 내에서 최대한 이 목록 안의 일들을 마치 양동이에 물을 넘치기 직전까지 붓는 것처럼 채워넣어야 한다. 한계는 목록에 있는 일들을 일주일의 오늘의 우선업무에 측정할 수 있는 형태로 써넣었을 때 매일의 우선업무가 모두 실행 가능한지를 따져봄으로써 알게 된다.

 지속적으로 하는 일의 소요시간의 한계는 이렇게 계산한다. 우선 24시간에서 기본적인 먹고 씻고 자는 시간을 뺀 후 직장/대학교에서 다른 사람들과 함께 있어서 그들의 의지에 따라 움직여야 하거나 정해진 스케줄에 따라 움직여야 하는 시간, 즉 스스로 계획할 수 없이 얽매여있는 시간을 뺀다. 이제 남은 시간을 가지고 다음의 일을 하면서 보내면 된다.

 지속적으로 하는 일, 지속적이지 않은 일, 계획 없이 놀거나 쉬기

 최선을 다해 하루를 보낸 뒤 완료 혹은 진행중(미완료)인 업무에 한해 이 세 가지 시간 중 지속적으로 하는 일의 소요시간의 합계를 내면 그 합계가 곧 한계이다.

 자투리시간을 이용하여 계획한 일을 할 수도 있다. 자투리시간은 스스로 계획할 수 없이 얽매여있는 시간 안에 조금씩 나뉘어 들어있다. 그렇기 때문에 '남은 시간'에 포함되지 않는다. 하지만 자투리시간을 이용해서 한 일도 오늘의 우선업무에는 적는다. 단 그 일을 끝내기 전 혹은 끝낸 직후에 적는 게 아니라 하루를 다 마무리한 다음 오늘 한 일을 반추해보는 도중에 적는다. 따라서 정확히 측정하는 것이 불가능하다. 다만 기록할 수 있다.

 남은 시간은 가용 시간, 내가 주도하여 계획하며 쓸 수 있도록 허락된 시간과 같은 말이다. 그리고 언제나 고정되어 있다. 직장이 08시부터 17시라면 그 시간은 평일에 항상 그 시간으로 고정되어 있다. 대학교의 요일별 시간표는 고정되어 있다. 매번 변하는 것은 지속적으로 하는 일의 시간과 계획 없이 놀거나 쉬는 시간의 비율이다.

 지속적으로 하는 일과 지속적이지 않은 일은 측정할 수 있다. 하루 중에 한 번에 끝낼 수 있고 시작과 끝이 정해져 있기 때문이다. 다만 지속적이지 않은 일은 측정할 필요가 없다. 측정을 하는 이유는 지속적으로 하는 일의 소요시간의 한계를 알아보는 것 단 하나이기 때문이다. 측정은 전자시계의 스톱워치, 고3때 쓰던 타이머, 스마트폰 애플리케이션 등 여러 가지 방법으로 가능하다. 만약 갑자기 다른 일이 생겨 지속적으로 하는 일을 중단해야 한다면 측정을 중단했다가 다시 일을 시작할 때 측정도 다시 시작하면 된다. 자투리시간에 하는 일은 현재 우리가 쓰고 있는 도구를 통해서는 측정하기가 매우 어렵다. 자투리시간은 예상하지 못한 때에 나오기 때문이다. 그때마다 스톱워치나 타이머를 꺼낸다는 것은 매우 의도된 행동이기 때문에 꺼내야겠다고 기억이 잘 날지 의문이 든다. 인간은 컴퓨터가 아니다.

 계획 없이 놀거나 쉬는 시간은 측정할 수 없다. 머리가 무겁고 어지러워서 음료수도 마시고 친구랑 수다도 떨고 네이버나 동아리 클럽을 이리저리 돌아다니기도 하고 기타도 치고 하는데 이러한 활동(일이 아니다)을 스톱워치로 측정하고 있을 것인가. 계획 없이 놀거나 쉬는 활동의 측정은 정신건강에 해로울뿐더러 전혀 효율적이지도 않다. 그런데 계획 없이 놀거나 쉬는 시간은 측정될 수는 없는 대신 계산될 수 있다. 가용 시간은 고정되어 있고, 지속적으로 하는 일의 시간은 측정될 수 있기 때문에 뺄셈을 하면 된다. 따라서 측정할 필요가 없다.

 오늘의 우선업무 목록을 작성할 때에는 우선 위에서 뽑은 지속적으로 하는 일의 목록을 보고 우선순위를 고려한 다음 측정이 가능하도록 양을 정하여 업무를 하나씩 적는다. 예를 들자면 지속적으로 하는 일 중 '수학'을 보고 '수학의 정석 몇페이지부터 몇페이지까지 복습'이라는 업무를 적는다. 그 업무를 끝마치고 나면 소요시간을 업무 칸 맨 오른쪽에 적어넣는다. 진행중(미완료)이어도 소요시간을 적는다. 하루가 끝나면 지속적으로 하는 일의 소요시간의 합계를 낸다. 나는 모든 소요시간을 분 단위로 적는다. 이렇게 일주일 동안 초기의 지속적으로 하는 일 목록에 쓰인 일을 최대한 다 하려고 노력하면서 소요시간의 합계를 내면 내가 지속적으로 하는 일의 목록 안에 최대 몇 개의 일을 써넣을 수 있는지를 몸소 느끼게 된다.

 이렇게 주별 소요시간 합계에 대한 자료가 시간이 지나면서 축적되면 내가 요일별로 평균 몇 시간 몇 분을 지속적으로 하는 일을 위해 쓸 수 있는지도 알게 된다. 그리고 이 요일별 평균값은 누적평균으로서 일주일이 지나면서 올라가거나 내려간다. 특정 주의 소요시간 합계를 막대그래프로 그리고 지금까지의 주별 소요시간 합계의 누적평균을 꺾은선그래프로 그리면 자신이 얼마나 지속적으로 하는 일에 치중하며 열심히 살고 있는지를 수치화된 그림으로 한눈에 알아볼 수 있게 된다. 이런 식의 그래프 그리기는 프랭클린플래너가 할 수 없으며 스마트폰 애플리케이션이 이 역할을 잘 해나갈 것으로 기대된다.

 각각의 업무별로 예전의 실제 소요시간은 오늘의 예상 소요시간으로 활용될 수 있다. 오늘의 우선업무를 (ABC)(업무)(예상 소요시간)/(실제 소요시간) 의 형태로 써나갈 수 있다. 업무를 시작하기 전 예상 소요시간을 써놓고, 업무가 끝난 뒤 실제 소요시간을 써서 예상과 실제가 얼마나 다른지도 파악할 수 있다.

 물론 이렇게 매일 지속적으로 하는 일의 소요시간을 측정하는 것은 꽤 귀찮게 느껴질 수도 있고, 매달마다 지속적으로 하는 일의 목록을 갱신하는 것도 귀찮게 느껴질 수 있다. 얽매여있는 시간만으로도 충분히 계획적으로 살 수 있다면, 혹은 그 시간에 스트레스를 너무 많이 받아 이처럼 스스로 계획할 여유가 없다면 계획하지 않으면 된다. 이렇게 체계적인 계획은 어디까지나 자유롭고 시간이 많은 사람들이 '지속적인 잉여상태'에 빠지지 않게 해주는 방지책으로 기능하며 계획하는 사람이 자신의 한계를 알고 한계 내에서 최대한의 역량을 발휘하게끔 도와줄 뿐이다.

 

<별지: 조금 더 정밀한 소요시간 측정>

 오늘의 우선업무 목록 안의 지속적으로 하는 일은 또한 좀 더 정밀하게 그 일을 구성하는 단위로서 소요시간을 측정할 수도 있을 것이다. 즉 책을 한 장(章) 읽는 일이 있으면 한 쪽 단위로 소요시간을 측정할 수도 있다. 한 문제, 한 건, 한 문단 등 단위에는 여러 가지가 있을 수 있다. 내가 구상하는 스마트폰 애플리케이션에서 버튼을 누르면 1/10초 단위 시간 측정이 시작되며 다시 버튼을 누르면 앞선 측정값이 저장되고 다시 처음부터 시간 측정을 시작한다. 이렇게 시간 측정을 다 하고 나면 저장된 여러 개의 순차적 측정값이 목록으로 제시되며 첫번째 측정값에 레이블을 붙이고 두번째 측정값은 엑셀의 셀 값 자동 채우기를 하듯 자동으로 채워진다. 첫번째 측정값이 85쪽이었다면 두번째 측정값은 86쪽..과 같이 채워진다. 목록의 측정값들은 기존에 저장해놓은 다른 목록에 뒤이어 합쳐질 수도 있고 개별적으로 다른 목록으로 이동될 수도 있다. 이처럼 기능이 단순하기 때문에 공부나 일을 하면서도 쉽게 쓸 수 있을 것으로 기대된다.

1. 소요시간과 양을 측정할 수 있는 목표(일이 아니라)의 형태는 월간 주요 업무 리스트의 '월간 목표'에서 볼 수 있다. [본문으로]